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Con miles de archivos de Drive en el dominio de la escuela, mantener todos los datos bajo control resulta complicado sin las herramientas adecuadas.
Aunque la Consola de administración de Google es fundamental para el trabajo diario del equipo de TI, se queda corta a la hora de trasladar, rastrear e investigar rápidamente archivos específicos, su titularidad y el acceso a ellos.
Aquí hemos recopilado algunos casos prácticos reales de administración relacionados con la gestión de unidades compartidas y la auditoría de archivos, y mostramos cómo resolverlos con el conjunto de herramientas de GAT Labs.
Cómo revisar todas las unidades compartidas de tu dominio
El primer paso es averiguar qué hay en tu dominio: unidades personales y compartidas, archivos y carpetas, a quién pertenecen, quién puede acceder a ellos y cuándo se compartieron o se accedió a ellos por última vez.
Para visualizar mejor la estructura de tu dominio, puedes exportar una vista en árbol de todas las unidades compartidas a una hoja de cálculo de Google utilizando GAT+.
Una vez que tengas una visión general de los elementos clave que incluye actualmente tu dominio, podrás empezar a controlar con precisión a qué unidades pueden acceder usuarios concretos.
Para modificar los permisos de uso compartido de archivos y de los usuarios de tus unidades compartidas, ve a la sección «Auditoría de unidades» de GAT+. Allí, desde un único lugar, podrás modificar una unidad concreta:
- Modifica la configuración de uso compartido (restringiendo el acceso solo a los administradores; compartiendo solo dentro del dominio o con los miembros de Drive, etc.).
- Gestionar los permisos de los usuarios (añadir, eliminar o sustituir usuarios existentes como colaboradores, lectores, comentaristas, administradores o gestores de contenido)
📌 CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN
Para reforzar la protección de los datos confidenciales almacenados en tu dominio de Google, considera la posibilidad de eliminar a todos los usuarios externos (ajenos al dominio) con permisos de visualización, colaboración y comentario de todas las unidades compartidas propiedad del director del centro y los profesores.
Auditoría de unidades y archivos compartidos: casos prácticos reales
Imaginemos que estamos en la oficina de un administrador escolar como tú. En el frenético entorno educativo, se enfrenta a retos inesperados a diario e intenta resolverlos con rapidez para garantizar la seguridad de los datos de los alumnos. Al mismo tiempo, busca optimizar su trabajo, buscando atajos prácticos y soluciones inteligentes.
Estos son algunos de los problemas a los que se enfrentan los administradores reales de Google y cómo resolverlos con GAT Labs.
1. ¿Cómo se transfieren archivos de «Mi unidad» a una unidad compartida?
Esta tarea es especialmente habitual durante el proceso de baja, cuando un profesor u otro miembro del personal abandona la institución y algunos datos importantes (por ejemplo, evaluaciones de los alumnos o planes de estudios) permanecen en su unidad personal de Drive. Al transferir estos archivos a una unidad compartida, se conservarán incluso después de que se haya eliminado la cuenta personal de la persona que se marcha.
Nuestra solución:
- Cambia la titularidad de los archivos que vas a transferir.
En GAT+, busca y selecciona todos los archivos y cambia el propietario por tu nombre (o por el de una cuenta que controles). Selecciona los archivos y muévelos a una nueva carpeta específica dentro de tu propio «Mi unidad». - Realiza la transferencia a través de drive.google.com.
Arrastra y suelta los archivos desde «Mi unidad» a la unidad compartida. También puedes utilizar GAT+ para convertirte rápidamente en administrador de todas las unidades compartidas necesarias y asegurarte así de tener acceso completo.
2. ¿Cómo avisar a los usuarios activos de que sus datos de Drive están a punto de ser eliminados?
Reducir los costes de almacenamiento es el santo grial para cualquier administrador. Una estrategia para lograrlo consiste en liberar espacio de almacenamiento en Google Drive en todo el dominio. Dado que Google ha limitado el almacenamiento gratuito para las instituciones de educación superior a 100 TB, los administradores deben revisar periódicamente los datos voluminosos pero innecesarios para optimizar el gasto del dominio. En los centros educativos, el mejor momento para realizar una limpieza de Drive es durante las vacaciones de verano o al final del año.
Nuestra solución:
- Identifica los archivos de gran tamaño en las unidades compartidas y personales.
En GAT+, revisa la cuota de espacio utilizado en Drive para todo el dominio y para cada usuario. También detecta los archivos de gran tamaño que superan un tamaño específico. - Aplica etiquetas a los archivos para avisar a los usuarios de que se va a proceder a su eliminación.
En la pestaña «Archivos» de la sección «Drive», selecciona todos los archivos a los que quieras aplicar una etiqueta. Actualiza las etiquetas de Drive y elige la etiqueta «En espera» para ellos. Puedes filtrar los archivos para que la etiqueta solo se aplique a aquellos que pertenezcan a usuarios de una unidad organizativa (OU) específica.
3. ¿Cómo se pueden auditar archivos específicos de una unidad y las acciones que los usuarios realizan sobre ellos?
Imagina lo siguiente: se produce un caso de ciberacoso en tu colegio. Podría tratarse de un comentario irrespetuoso sobre un profesor o de un vídeo deepfake generado por IA en el que aparece el rostro de un alumno.
Al parecer, el contenido malicioso se ha descargado y guardado en una unidad compartida. El reto no solo consiste en localizar el archivo original, sino también en evitar que los usuarios lo difundan, junto con sus copias, por toda la red del centro.
Nuestra solución:
- Identifica el archivo malicioso en el dominio de la escuela.
En GAT+, accede a «Búsqueda de contenido completo» e introduce una consulta con palabras clave específicas para localizar el archivo en cuestión en todo el dominio. Se analizarán el título del archivo, la descripción, los comentarios, el contenido de texto y el texto incluido en imágenes y vídeos. - Supervisa las acciones de los usuarios en el archivo.
En la sección «Eventos» de los detalles del archivo, puedes ver quién lo ha consultado, editado, copiado, descargado o impreso, si se ha cambiado el propietario y mucho más. La información está disponible con una antelación de hasta 5 años. - Busca archivos duplicados.
En la columna «Archivos» de la sección «Drive», filtra los archivos duplicados utilizando un filtro personalizado, como el usuario o la fecha de la última actualización. Los resultados mostrarán el número de copias del archivo y su ruta en Google Drive. Puedes verlas o descargarlas. - Elimina los archivos dañinos a través de Google My Drive.
Si necesitas cambiar la propiedad de estos archivos para poder eliminarlos, sigue los pasos descritos en el primer caso de uso. - Realice un seguimiento del archivo para controlar su propagación.
Programe informes personalizables sobre archivos que contengan palabras clave específicas o que pertenezcan a usuarios concretos, con el fin de realizar un seguimiento de las nuevas copias del archivo malicioso y gestionarlas. Se le notificará cuando se encuentre una coincidencia con la consulta de texto buscada en todo el dominio o en el grupo de alumnos.
4. ¿Cómo identificar los archivos de la unidad con permisos de acceso público y restringir su uso compartido?
En las escuelas primarias, por lo general, los alumnos solo pueden ser recogidos por adultos autorizados. Imagina que acabas de descubrir (por casualidad, como suele ocurrir) que un niño ha accedido a un archivo que contiene información personal sobre los alumnos, incluida la información de contacto de sus padres y tutores.
Además de «bloquear» el acceso a este archivo concreto, debes comprobar si hay más archivos con permisos de acceso público que deban restringirse. Debes actuar con rapidez, ya que ahora cualquiera puede consultar el archivo confidencial.
Nuestra solución:
- Revisa los archivos de acceso público.
En el panel de control de GAT+, ve a la pestaña «Drive» y comprueba el número de archivos con el permiso «Drive abierto al público en general» en el mosaico correspondiente. Haz clic para ver los detalles de un archivo (incluidos el propietario y la fecha de creación) y su ruta. - Busca los archivos vulnerables más recientes.
Puedes filtrar los archivos disponibles públicamente con el parámetro «time-scope»; por ejemplo, aquellos a los que no se ha accedido recientemente o aquellos que se han hecho públicos en los últimos tres meses. - Modifica los permisos de uso compartido de archivos.
Para los archivos seleccionados, elimina los permisos de todos los recursos compartidos internos y externos, y sustituye el permiso «Público» por «Público en [tu dominio] con enlace».
Reflexiones finales
Una gestión eficaz de las unidades compartidas es fundamental para mantener a salvo los datos confidenciales de tu centro educativo y cumplir con las normativas COPPA, FERPA y el RGPD. Además, garantizar el acceso de los usuarios a los archivos y unidades pertinentes favorece la colaboración diaria en el aula entre alumnos y profesores.
Esperamos que los ejemplos anteriores te ayuden a optimizar la auditoría y la gestión de tus archivos en Drive. ¿No encuentras aquí el problema de Google Drive con el que estás teniendo dificultades? Ponte en contacto con el equipo de asistencia de GAT Labs y lo resolveremos juntos.
Preguntas frecuentes: Auditoría y gestión de unidades compartidas
¿Cómo comprobar rápidamente todos los permisos de una unidad compartida?
Puedes consultar los miembros de cada unidad compartida y sus permisos de acceso en la Consola de administración de Google. Utiliza GAT+ para auditar todas las unidades compartidas a la vez, incluidos sus permisos para compartir contenido interno y externo, y gestionar el acceso de los usuarios desde el mismo panel de control.
¿Cómo evitar que los datos de los alumnos se compartan accidentalmente con usuarios externos desde la unidad compartida de un centro educativo?
Audita todos los archivos y carpetas compartidos externamente en tu dominio de Google. GAT+ te permitirá restringir los permisos de uso compartido de forma masiva, limitándolos únicamente a los administradores o a los usuarios del dominio. Considera la posibilidad de eliminar a todos los lectores y colaboradores externos de las unidades compartidas que contengan datos confidenciales. Programa alertas automáticas cuando se comparta un archivo de Google Drive fuera del dominio.
¿Cómo mejora la auditoría de Shared Drive el rendimiento del centro educativo?
La revisión periódica de los propietarios, los permisos y el espacio de almacenamiento utilizado en todas las unidades compartidas ayuda a proteger la información confidencial, reducir el riesgo de divulgación no autorizada de datos, facilitar una colaboración eficaz y optimizar los costes del dominio de Google. Este tipo de supervisión de Drive es posible gracias a herramientas avanzadas como los informes de GAT+.
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